Missions principales

Recrutement statutaire (titulaire ou lauréat de concours) ou recrutement contractuel sur la base de l’article L 332-8 du Code général de la fonction publique.

La procédure de recrutement est susceptible d’inclure des tests écrits et des tests de personnalité

Sous la responsabilité du Directeur de la Lecture Publique et de l’Accès à la Connaissance, et en collaboration avec la direction administrative et financière du département Culture, Patrimoine et Animation de la Ville, vous supervisez, organisez et coordonnez la gestion administrative, financière, budgétaire, comptable, des marchés publics et des ressources humaines de la Direction (132 agents sur 9 sites, dont les Archives municipales et 1 bibliobus).

Activités principales

1/ Développement des projets

• Vous participez à la définition et à la mise en œuvre des orientations générales de la Direction, ainsi qu’aux études et projets transversaux stratégiques ;

2/ Appui au management et gestion des Ressources Humaines

• Vous accompagnez les encadrants de la direction dans la gestion des personnels de la direction et intervenez en appui au management en cas de besoin ;
• Vous supervisez la gestion des ressources humaines (carrières, formation, évaluation, recrutement, gestion du temps de travail et des absences, etc.) ;
• Vous coordonnez l’élaboration, la mise en œuvre et le suivi et l’évolution des cycles de travail prenant en compte le travail du dimanche sur la base du volontariat à la bibliothèque Oscar Niemeyer.

3/ Finances, budgets et comptabilité

En collaboration avec l’équipe de direction et la DAF culture :

• Vous préparez les budgets d’investissement et de fonctionnement de la direction, vous suivez leur exécution ;
• Vous préparez des montages financiers et budgétaires et suivez leur exécution ;
• Vous conseillez le directeur sur les décisions financières opportunes et proposez des outils d’aide à la décision ;
• Vous supervisez le suivi comptable et financier de la Direction ;
• Vous contribuez à la recherche de financements extérieurs et au suivi du traitement des subventions.

4/ Administration

• Vous préparez ou contribuez à l’élaboration des actes administratifs de la Direction (délibérations, décisions, conventions, notes, courriers) ;
• Vous participez à l’élaboration et à l’évolution des règlements à l’usage des personnels et des publics ;
• Vous mettez en place des outils de contrôle et de reporting;
• Vous supervisez la collecte des informations et la synthèse des données permettant la réalisation des tableaux de bord et bilans quantitatifs et qualitatifs des services (pour la ville et le Ministère de la culture) ;
• Vous veillez au respect de l’application des réglementations et de la législation ;
• Vous pilotez les procédures de courrier, classement et archivages de la documentation du secrétariat ;

5/ Marchés publics

En collaboration avec les services concernés au sein de la direction et la DAF culture :

• Vous réalisez ou contribuez, en fonction de leurs spécificités, à l’élaboration des documents de consultation des entreprises, à l’analyse des offres et à l’attribution des marchés publics ;
• Vous supervisez leur exécution administrative et comptable.

6) Encadrement et organisation

• Vous encadrez et évaluez les agents du service Ressources et Moyens
• Vous êtes force de proposition pour l’amélioration du fonctionnement de la Direction sur les volets qui vous concernent ;
• Vous êtes l’interlocuteur des services municipaux et organismes extérieurs pour ces différents volets.
• Vous accompagnez le changement et l’évolution des tâches et responsabilités à l’échelle du département.

Profil recherché

TECHNIQUES : Connaissance de l’administration des collectivités (processus décisionnels, connaissance de l’ensemble des services de la collectivité, relations avec les autres collectivités, financements extérieurs), techniques de gestion administrative et financière, comptabilité publique, marchés publiques, ressources humaines (statut de la fonction publique, relations sociales, procédures RH internes), connaissances juridiques, outils bureautiques (word, excel), logiciels métier (HR Access, Coriolis, Trafic, e-temptation), qualités rédactionnelles, qualités organisationnelles.

COMPORTEMENTALES : qualités relationnelles, diplomatie, capacité d’adaptation, disponibilité, esprit de d’analyse et de synthèse, esprit de cohésion, capacité à rendre compte, intérêt pour les activités de la direction.

MANAGERIALES : encadrement et coordination d’équipe, conduite de projets, travail en partenariat, capacité à représenter la collectivité à l’extérieur, conduite du changement, développement de réseaux internes et externes, négociation.