Missions principales

La Ville du Havre recherche un : 

Assistant de direction (h/f)

Recrutement statutaire ou contractuel L 332-8 du code général de la fonction publique.

La procédure de recrutement peut inclure en plus de l’entretien, des tests de niveaux, mise en situation et questionnaires de personnalité.

• MISSION

Sous l’autorité de la coordinatrice du secteur appui décisionnel, vous apportez une aide permanente aux membres de l’équipe de direction en termes d’organisation personnelle, de gestion, de communication, d’information, d’accueil, de classement et suivi de dossiers. 

• ACTIVITES PRINCIPALES

ASSISTANTE DE DIRECTION

• Organisation de la vie professionnelle des cadres notamment la directrice générale adjointe et les directeurs adjoints
• Organiser l’agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités des cadres
• Accueil téléphonique et physique au secrétariat
• Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent
• Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers électroniques
• Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique
• Organiser le classement et l'archivage des dossiers
• Suivi des projets et activités de la direction
• Gestion du courrier (parapheurs, suivi, trafic…)
• Organisation et planification des réunions réservations de salles, convocation des participants, préparation de l’ordre du jour, prise de notes, rédaction et diffusion des comptes rendus,
• Etablir des plannings de congés et de permanences
• Participer à l’organisation des réunions d’équipe, séminaires, cérémonies etc.
• Organiser les déplacements professionnels (ordres de mission, réservation hébergement…)
• Récolter les données et alimenter les différents outils de suivi d’activité
• Accompagner les services pour la bonne application des règles relatives à la rédaction des documents administratifs (topographie, mise en page), établir des documents types et s’assurer du respect des procédures
• Contribuer à la mise en œuvre de la communication interne et externe

GESTION ADMINISTRATIVE

• Gestion du conseil d’administration du CCAS
• Assurer le suivi des délibérations, décisions et arrêtés
• Organiser des diverses commissions issues du Conseil d’Administration (commission permanente d’attribution de secours et commission d’appels d’offres)
• Mettre en forme et corriger les actes administratifs, assurer leur transmission au contrôle de légalité et leur notification
• Constituer les registres et les recueils légaux
• Assurer l’affichage légal
• Participer à la dématérialisation des actes et à la gestion électronique des documents
• Gestion du courrier (affranchissement, envoi en nombre, accompagnement des services pour la réduction des couts d’affranchissement.)
• Tenue des tableaux de bord d’activité.
• Gestion des astreintes
• Gestion documentaire
• Gestion de la régie frais de mission

Profil recherché

Connaissances et compétences techniques : 

• Les techniques d’accueil téléphonique et de secrétariat
• Qualités rédactionnelles (prise de notes, orthographe, syntaxe, esprit de synthèse)
• Connaissance des services du CCAS et des services de la VDH
• TRAFIC
• Grand Angle
• Maîtrise des outils bureautiques et informatiques (MS Office, Outlook, intranet)

Compétences comportementales :

• Qualités relationnelles
• Capacité d’anticipation et à rendre compte
• Capacité à être force de propositions
• Organisation
• Rigueur
• Capacité d’adaptation
• Discrétion
• Ecoute
• Faire preuve d'adaptation notamment en cas de situations particulières et urgentes.

LIEU, JOURS ET HORAIRES DE TRAVAIL 

• CCAS, 3 place Albert René 76600 Le Havre
• 36h05 hebdomadaires du lundi au vendredi – OAGT,
• Permanences
• Dépassements d’horaires possibles après 17h en fonction des pics d’activité du service.