Missions principales

La Ville du Havre recrute un :

Assistant en gestion administrative (h/f)

La procédure de recrutement peut inclure en plus de l’entretien, des tests de niveaux, mise en situation et questionnaires de personnalité.

Mission principale : 

Sous la responsabilité du responsable de structure ou du directeur du centre social de la Direction Vie sociale des territoires, jeunesse et vie associative vous collaborez à l'organisation et la coordination de l'activité administrative du secrétariat de la direction. 

Activités principales : 

- Vous suivez l'agenda de votre hiérarchie.

- Vous rédigez, mettez en forme les courriers, compte rendus de réunions, notes, rapports, etc. et en assurez l'enregistrement et le suivi sous trafic. 

- Vous gérez le courrier (réception, enregistrement et circulation).

- Vous préparez, organisez des réunions, rendez vous internes et externes. 

- Vous élaborez, instruisez et suivez des dossiers administratifs.

- Vous réceptionnez, traitez et diffusez les informations.

- Vous assurez les commandes du service.

- Vous effectuez la relecture des documents et supports de communication.

- Vous assurez la prise de notes lors de réunions.

- Vous synthétisez et préparez les documents.

Activités accessoires: 

- Vous coopérez en interne au recueil, à l'analyse et à la communication des données et des informations des publics du territoire. 

- Vous contribuez à l'enrichissement des relations partenariales et de proximité. 

- Vous pouvez être amené à assurer l'accueil physique et téléphonique selon les nécessités du service. 

Profil recherché

Compétences techniques: 

- Procédures administratives. 

- Maîtrise de l'outil informatique (Word, Excel, Logiciel Trafic). 

- Qualités rédactionnelles. 

- Excellente expression écrite et orale. 

- Notion de gestion d'un budget. 

- Techniques de secrétariat (accueil, filtrage, sténographie ou prise de note rapide). 

Compétences comportementales: 

- Discrétion, disponibilité, rigueur. 

- Sens de l'initiative, sens de l'organisation et de la méthode. 

- Capacité de compréhension et d'assimilation. 

- Capacité d'adaptation. 

Lieu, Jours et heures de travail : 

- Fabrique Pré Fleuri

- Poste à 50%