Missions principales

La ville du Havre recherche: 

Pour la direction Direction Générale - Administration Générale et Coordination :

Assistant en gestion administrative et électorale (h/f)

Recrutement statutaire ou contractuel au titre de l'article L 332-8 du code général de la fonction publique.

La procédure de recrutement peut inclure en plus des entretiens, des mise en situation, des questionnaires de personnalité et des tests.

Missions

Sous la responsabilité du chef de service Elections, recensements et autres formalités, vous êtes une personne ressource quant à la préparation et à l’instruction de dossiers relevant de votre environnement de travail.

Activités principales

              Relation usagers

• Vous accueillez physiquement et téléphoniquement, renseignez et aidez les publics dans les démarches relevant du service.
• Vous traitez les demandes d’attestation d’accueil, les instruisez et les soumettez au chef de service.
• Vous assurez la gestion de la messagerie électronique Elections

              Gestion administrative

• Vous assistez le chef de service : rédaction de divers documents, planning, organisation de réunions.
• Vous mettez à jour les tableaux de suivi d’activité du service
• Vous veillez à la diffusion des informations en interne et externe.
• Vous collaborez et soutenez vos collègues dans l’organisation et la gestion de divers dossiers (constitution de la liste préparatoire des jurés d’assises, organisation du recensement de la population, ...)

              Gestion électorale

• Vous êtes en charge de la gestion de la liste électorale : mise à jour quotidienne de la liste électorale, instruction et vérification des demandes, inscription d’office des jeunes et des naturalisés, proposition de radiations.
• Vous concevez et mettez en œuvre des formations en matière électorale
• Vous préparez les commissions de contrôle des listes électorales (convocations, tableaux de synthèse, ...)

Activités liées à l’organisation des scrutins

• Vous avez la gestion et la responsabilité de l’ensemble des tâches administratives (courriers de réservations des lieux de vote, planning de formation, courriers aux différentes instances et partis politiques, ...)
• Vous constituez les 110 bureaux de vote du Havre (appel à candidature, étude des demandes et affectation des agents dans les bureaux de vote).
• Vous gérez l’envoi des courriers et délégations à l’ensemble des personnes désignées en qualité de membres d’un bureau de vote et vous palliez les désistements.
• En appui auprès de vos collègues, vous participez à l’organisation matérielle des scrutins et à la gestion des procurations.

Profil recherché

Compétences requises :

• Techniques : maitrise parfaite des outils de bureautique, techniques d’accueil et de gestion des publics qualités rédactionnelles, organisationnelles
• Comportementales : capacité d’adaptation, réactivité et aptitude à gérer l’urgence, esprit d’équipe et aptitude au travail coopératif, capacité à s’adapter à des interlocuteurs variés, diplomatie
• Très grande disponibilité en période préélectorale et électorale