Missions principales

La ville du Havre recrute pour son Pôle d'appui et de gestion (PAG) :

Un chef de secteur administratif (h/f)

Recrutement statutaire ou contractuel L 332-8 du code général de la fonction publique.

La procédure de recrutement est composée d'entretiens, de mise en situation et de questionnaires de personnalité.

Cadre d’emplois des attachés, filière administrative

Placé(e) sous la responsabilité du chef du service « Pôle d’Appui de Gestion », vous assurez l’encadrement du secteur administratif et vous prenez en charge directement certains dossiers complexes, afin de faciliter le bon fonctionnement des directions du Département Développement social famille et sport.

Activités principales

Vous encadrez une équipe de 8 personnes placées sous votre responsabilité, dans le cadre des missions suivantes :

- Suivi des actes administratifs

Vous contrôlez les procédures d’achat et de mise en concurrence réalisées par certaines directions du département.

Vous mettez en œuvre les marchés publics des directions du département : respect de la réglementation en vigueur, collecte et analyse des besoins auprès des Directions du Département, rédaction et préparation des pièces administratives du dossier de consultation des entreprises, élaboration du rétroplanning des marchés, ouvertures de plis et à l’analyse des offres en lien avec les Directions du Département, suivi administratif lié à l’attribution et à l’exécution des marchés.

Vous apportez une assistance et/ou vous contrôlez la préparation des actes administratifs (délibérations, décisions, conventions, etc.) nécessaires à la réalisation des projets du département.

Vous suivez les conventions de mécénat et les recettes.

Vous suivez la gestion des demandes de subvention par les associations : envoi et réception des dossiers, suivi de la validation par les élus, rédaction des délibérations, engagements et mandatement des subventions, mise à jour des dossiers sur le logiciel Grand angle (statuts, budget prévisionnel, comptes de résultats, RIB, etc.).

Vous suivez la gestion des subventions d’équipement (rédaction des conventions attributives, des délibérations, vérification des factures, durée de validité, suivi du solde à verser, engagements et pré-mandatements).

Vous mettez à jour un document de suivi budgétaire des subventions par activité.

Vous contrôlez la rédaction des arrêtés de voirie.

Vous encadrez le régisseur des activités de loisirs du Département.

- Gestion des dossiers avec la CAF 

Vous êtes garant des déclarations de prestations de service et de la Convention territoriale globale auprès de la CAF.

Vous suivez les demandes de financement faites auprès de la CAF.

Vous mettez en place des tableaux de bord de suivi des recettes issues de la CAF pour les directions qui en bénéficient.

Vous simplifiez les outils de gestion des déclarations.

- Gestion administrative du patrimoine

Vous assurez le suivi de la gestion des bâtiments du Département (rédaction des conventions de mises à disposition, préparation du groupe foncier, facturation des charges).

Vous encadrez l’activité administrative des mises à disposition ponctuelles de locaux dans les salles des fêtes, les Fabriques et les écoles : accueil des usagers, planification et réservation, facturation, valorisation des avantages en nature.

Activités accessoires

A sa demande, vous pouvez être amené à seconder le chef du Pôle d’Appui et de Gestion sur des dossiers ponctuels.

• LIEU, JOURS ET HEURES DE TRAVAIL

Hôtel de Ville

OAGT - 36H05  / semaine

Profil recherché

Compétences requises

Connaissance des institutions et du fonctionnement des associations

Procédures administratives

Connaissance de l’environnement juridique d’une collectivité territoriale

Maitrise de la réglementation relative à la commande publique

Logiciels excel, word, grand angle

Rigueur

Réactivité

Qualités relationnelles et rédactionnelles

Esprit d’analyse et de synthèse

Esprit d’initiative

Esprit d’équipe

Capacité à rendre compte

Capacité à travailler en transversalité

Adaptabilité

Compétences managériales :

Capacité à mobiliser des équipes

Alerter sur les risques juridiques et financiers

Savoir fixer les priorités

Résolution de problème

Développement des réseaux internes et externes

Adaptabilité

Conduite du changement

Gestion de projet