Missions principales

MISSION

 Vous effectuez des travaux de secrétariat courant (notes, compte-rendu, informations, courriers, accueil physique et téléphonique, gestion de mails) en lien avec le vivier des animateurs temporaires saisonniers

ACTIVITES PRINCIPALES

• Vous êtes en charge de l’accueil physique et téléphonique du secteur
• Vous avez la charge de la gestion de la boite mail générique du secteur, du dispatching des mails entre les différents gestionnaires et son archivage
• Vous gérez et traitez le cas échéant, les demandes du logiciel ARA (logiciel interne)
• Vous délivrez les attestations demandées par les animateurs (présence aux activités, participation aux réunions, des temps de travail effectués …) ainsi que des courriers et courriels officiels
• Vous êtes en charge de la transmission du livret animateur et documents de prise de poste à tous les nouveaux recrutés
• Vous organisez, préparez les réunions et prenez des notes afin de rédiger un compte-rendu de ces dernières
• Vous organisez et suivez l’agenda du responsable
• Vous réceptionnez, triez, contrôlez et diffusez les courriers et parafeurs
• Vous enregistrez et mettez à jour les informations et documents administratifs des animateurs (diplômes, aptitudes médicales, casiers, arrêts de travail, changement d’adresse…) ainsi que leurs disponibilités et l’enregistrement des activités
• Vous garantissez le respect des procédures d’accueil des stagiaires sous convention en lien avec le service Formation de la Direction des Ressources Humaines
• Vous assurez l’accompagnement au quotidien des agents dans leurs demandes
• Vous mettez en forme et affichez l’organisation interne mensuelle du secteur et êtes attentif à l’équilibre entre les agents (congés, télétravail, entretiens individuels et collectifs, permanences…)
• Vous travaillez en collaboration avec les agents de votre secteur et les directions du département social
• Vous assurez l’interface entre les agents, les interlocuteurs extérieurs et le responsable
• Vous préconisez des ajustements de l’organisation du secteur à votre supérieur hiérarchique

ACTIVITES ACCESSOIRES 

• Vous pouvez être amené à exercer des missions de gestionnaires en renfort
• Permanences par roulement les midis
• Vous pouvez être amené à travailler sur des missions ponctuelles à la demande de votre hiérarchie

Profil recherché

Compétences techniques :

• Utilisation de l’outil informatique (Excel, Word, Outlook, HR ACCESS, ARA…)
• Maîtrise de la langue française (grammaire, orthographe, conjugaison…), des codes de mises en page des courriers officiels
• Gestion administrative
• Technique d’accueil physique et téléphonique
• Technique de classement
• Appliquer les procédures

 Compétences comportementales :

•  Capacité à travailler avec ordre et méthode, à rechercher la qualité des réalisations, à respecter toutes les normes et procédures nécessaires
•  Capacité à privilégier les intérêts collectifs d’une équipe de travail
•  Capacité à agir en cohérence permanente avec tout nouvel environnement organisationnel, technologique…
•  Capacité à contrôler ses émotions et réactions en situation de stress et à persévérer dans l’action afin d’atteindre les buts fixés
•  Capacité à faire avancer « les choses », à agir dans le sens des intérêts collectifs avec autonomie, dans le cadre de ses délégations
•  Capacité à agir rapidement, en toute autonomie, à signaler tout dysfonctionnement important, à réagir face aux aléas, à saisir les opportunités

  LIEU, JOURS, HORAIRES ET REMUNERATION 

• Hôtel de ville
• Du lundi au vendredi
• Du 02 au 31/12/24
• 35H/semaine
• 11.88E brut/H