Missions principales

La Ville du Havre recrute un :

Responsable de structure Mairie Annexe de Graville(h/f)

Recrutement statutaire ou contractuel L 332-8 du code général de la fonction publique.

La procédure de recrutement peut inclure en plus de l’entretien, des tests de niveaux, mise en situation et questionnaires de personnalité.

MISSIONS PRINCIPALES :

• Placé sous l'autorité du Chef de Secteur, vous êtes garant de la qualité de l’accueil du public dans votre structure de proximité.
• Vous accueillez, renseignez et orientez les usagers.
• Vous encadrez les agents de la structure.
• Vous assurez l’accompagnement des agents au quotidien afin de garantir la mise à disposition des ressources nécessaires pour réaliser les prestations en guichet physique, téléphonique et web.
• Vous êtes force de proposition dans l’amélioration continue de l’offre de service du service.

ACTIVITES PRINCIPALES :

En parallèle des missions de chargé d’accueil de proximité, vous exercez les activités suivantes :

• Vous effectuez des missions d’accueil du public et réalisez les prestations en guichet physique
• Vous êtes référent unique de sécurité
• Vous rédigez les comptes rendus de réunions d’équipes 
• Vous êtes le lien avec les équipes d’animation du territoire afin d’orienter au mieux les usagers
• Vous participez à la tenue de l'accueil mutualisé (Ville du Havre/ Bibliothèque)
• Vous veillez à la bonne maintenance des locaux (entretien des locaux, avancement et suivi des travaux…)
• Vous travaillez en étroite collaboration avec les référents métiers identité et état civil afin d’assurer la bonne application de la réglementation

En tant qu’encadrant de la structure :

• Vous assurez le suivi de l’activité au quotidien
• Vous êtes le référent des agents en cas de difficulté
• Vous assurez un soutien opérationnel aux agents afin qu’ils puissent assurer leur mission dans les meilleures conditions
• Vous vous assurez que les agents disposent des ressources nécessaires pour exercer leurs missions
• Vous travaillez en étroite collaboration avec le chef de secteur pour obtenir du renfort en cas d’absence imprévue
• Vous proposez des évolutions de vos pratiques, du service rendu (prospective) et des outils de travail
• Vous travaillez étroitement avec les autres responsables de structure pour harmoniser les pratiques sur le territoire et garantir une réponse uniforme à tous les habitants
• Vous assurez en collaboration avec le chef de secteur, la mise en œuvre opérationnelle de nouveaux services dans les structures
• Vous garantissez la qualité du message à destination des usagers dans le périmètre du service
• Vous managez votre équipe et assurez la fixation des objectifs collectifs et individuels en étroite collaboration avec le chef de secteur
• Vous remontez les informations nécessaires à la planification du service au chef de secteur

ACTIVITES ANNEXES :

• Vous assurez la communication au sein de votre équipe et des services experts en lien avec l’évolution de la RU
• Vous participez aux projets de la Direction
• Vous êtes l’interlocuteur privilégié de l’élu de territoire pour lui apporter une aide quotidienne

Profil recherché

Compétences techniques :

• Connaissances confirmées en matière d’Etat Civil (rédaction et délivrance d’actes, apposition des mentions en marge des actes, livrets de famille…)
• Connaissance des techniques d’accueil du public
• Connaissance de l’organisation et des missions des services de la ville du Havre et de la CU
• Connaissance des prestations délivrées par la collectivité et la Direction
• Connaissance des règles et des documents d’état civil et d’identité
• Procédures administratives
• Outil informatique (Word, Excel et logiciels liés aux prestations rendues)

Compétences managériales :

• Animation d’équipe au quotidien
• Animation de réunion
• Conduite entretien professionnel

Compétences comportementales :

• Qualités relationnelles
• Autonomie
• Organisation et rigueur
• Capacité d’adaptation
• Disponibilité
• Pédagogie

LIEU, JOURS ET HORAIRES DE TRAVAIL :

• Structure de proximité et/ou hôtel de Ville
• Du lundi au vendredi – 36h05 heures hebdomadaires (+6 RTT)

Le samedi matin en relais avec l’équipe pour les célébrations (mariages, parrainages) (jours récupérés)