Missions principales

Le CCAS du Havre recherche un :

Assistant gestion administrative H/F

La procédue de recrutement pourra inclure des tests et mise en situation.

Sous l’autorité du Chef de secteur « Prestations administratives internes », vous assurez les tâches administratives, comptables et logistiques.

ACTIVITES PRINCIPALES

GESTION ADMNINISTRATIVE

• Organiser les remplacements de personnels notamment pour les résidences autonomie et les épiceries sociales : tenue des plannings, déclaration du personnel, courriers, etc.,
• Réaliser la saisie et la mise en forme de documents de contenus divers des différents secteurs et services opérationnels (diaporamas, affiches, tableaux),
• Assurer les missions de secrétariat dévolues au secteur,
• Suivre et mettre à jour des indicateurs d’activité et statistiques,
• Collaborer à l’écriture et mise à jour des procédures,
• Gérer le classement et l’archivage.

GESTION COMPTABLE

• Réaliser l’ensemble des opérations comptables liées à l’activité : devis, engagements, bons de commande, facturation, contrôle du service fait, suivi des rejets de la trésorerie, contacts avec les fournisseurs…
• Contribuer à l’élaboration du budget du secteur et en suivre l’exécution,
• En lien étroit avec le chef de secteur et le secteur comptabilité et marchés publics, contribuer à la rédaction des marchés publics, à leur analyse et veiller à leur bonne exécution,
• Tenir des tableaux de bord de suivi de l‘activité budgétaire,
• Gérer le budget du secteur « prestation administratives internes »,
• Suivre les financements externes perçus,
• Collaborer à l’écriture et mise à jour des procédures,
• Gérer le classement et l’archivage.

LOGISTIQUE

• Gérer les stocks des fournitures,
• Assurer les commandes informatisées,
• Gérer l’ensemble des demandes logistiques de l’outil collaboratif,
• Suivre l’entretien du parc automobile,
• Assurer les prestations de dépannage informatique et téléphonique en lien avec la DSI’IN,
• Participer à la mise en place et au respect du plan d’archivages de la Direction des Solidarités sur la base des plans établis avec la Direction des Archives Municipales,
• Alimenter les indicateurs de suivi de l’activité,
• Collaborer à l’écriture et mise à jour des procédures,
• Gérer le classement et l’archivage.

ACTIVITES ACCESSOIRES

• Collaborer aux inscriptions de certaines campagnes ou évènements de la direction des Solidarités- CCAS

Profil recherché

Connaissances et compétences techniques 

• Connaissance des outils informatiques
• Connaissance de l’environnement professionnel
• Maitrise des règles d’orthographe, de grammaire et de calcul
• Maîtrise des règles de la comptabilité publique et des marchés publics
• Décrypter la demande
• Respect des procédures
• Maitriser les outils métiers et es différents logiciels

Compétences comportementales

• Travail d’équipe
• Rigueur
• Capacité d’analyse et de synthèse
• Discrétion
• Qualités rédactionnelles
• Esprit d’initiative
• Réactivité
• Faire preuve d’adaptation notamment en cas de situations particulières ou urgentes

LIEU, JOURS ET HORAIRES DE TRAVAIL 

• CCAS, 3 place Albert René, 76600 Le Havre
• 36,05 heures hebdomadaire du lundi au vendredi - OAGT